Soft gestiune depozit (WMS): armonie între software și raft
DataFlows Depo este un software de gestiune a depozitului (WMS), dezvoltat în România. Fiecare mișcare de marfă se scanează în momentul în care are loc: recepție, mutare, pregătire comandă, expediere. Gestionarii lucrează pe telefon sau pe terminal cu scaner, iar biroul vede aceleași cifre, în același timp.
- Merge pe telefoanele Android pe care le ai deja
- Se leagă de programul de facturare sau de ERP-ul pe care îl folosești
- Configurat pe depozitul tău, cu interfață și ghid în română
Beneficii
Multe depozite pornesc din Excel sau din modulul de gestiune al programului de facturare. Merge până la un punct. Apoi apar întrebările la care nimeni nu mai răspunde sigur: pe ce raft e marfa, cine a mutat-o, de ce comanda a plecat cu două bucăți lipsă, cât din stoc e de fapt rezervat.
Depo ține evidența pe locație, nu doar pe total. Fiecare produs are un loc (depozit, zonă, raft, etaj, poziție), iar fiecare mișcare lasă o urmă: cine, ce, când, de unde și unde. Gestionarul scanează, iar sistemul verifică dacă a luat produsul corect, în cantitatea corectă.
Depo nu înlocuiește programul de facturare. Preia de acolo nomenclatorul și comenzile și trimite înapoi ce s-a întâmplat în depozit.
Tot fluxul depozitului, de la recepție la expediere
Fiecare etapă se face din aplicația mobilă, prin scanare, și apare imediat în interfața web.
Recepția mărfii
Gestionarul deschide comanda de la furnizor pe telefon, acceptă livrarea și scanează ce a sosit. Ce lipsește sau a venit în plus se vede pe loc, nu la reconcilierea de a doua zi.
- Recepție parțială sau totală, pe comanda de achiziție
- Lot, număr de serie, dată de expirare și stare (OK, deteriorat, carantină) pe fiecare linie
- Loc recomandat pentru depozitare: acolo unde produsul există deja sau lângă produse asemănătoare. Când nu există o variantă sigură, sistemul nu ghicește și lasă alegerea gestionarului
- Codul de bare al furnizorului se asociază produsului la prima scanare, iar data viitoare e recunoscut automat
- Opțional, factura furnizorului (PDF sau fotografie) este citită automat și transformată în comandă de achiziție, cu produsele potrivite din nomenclator
Locații și stocuri
Depozitul se descrie o singură dată, pe niveluri: depozit, zonă, raft, etaj, poziție. Fiecare poziție primește o etichetă cu cod de bare, iar codul ei (de exemplu R01-T2-E1) spune și unde se află fizic.
- Mai multe depozite și puncte de lucru în aceeași aplicație
- Pentru fiecare produs: stoc real, disponibil, alocat pe comenzi, rezervat și în curs de sosire
- Gestiuni separate pentru marfa defectă, casată sau rezervată, scoase automat din stocul disponibil la vânzare
- Mutări rapide de pe telefon: scanezi raftul sursă, produsul și raftul destinație
- Coș de transfer: strângi produse din mai multe locații și le descarci unde trebuie, chiar și după o pauză
- Stoc minim pe produs, cu alertă când scade sub prag
Pregătirea comenzilor
Comanda ajunge în telefonul gestionarului împărțită pe rafturi și etaje, în ordinea traseului prin depozit. Nimeni nu mai traversează hala de trei ori pentru că așa erau liniile pe factură. Despre metodele de picking și despre locul de unde pornesc greșelile am scris în ghidul despre pregătirea comenzilor.
- Ordine de picking după rând, tronson și etaj, cu prioritate stabilită pe categorii de produse
- Scanarea este verificată: un produs care nu e pe comandă nu ajunge în colet din greșeală
- Loturile și seriile se alocă în ordinea intrării în stoc (FIFO)
- Progres vizibil pe fiecare linie, de exemplu 6 din 10 bucăți pregătite
- Produsele vândute ca set se descompun automat în componentele de luat de pe raft
- Dacă lipsește ceva, linia se închide la cantitatea reală și primește o notă cu diferența, iar restul rămâne deschis pentru o livrare ulterioară
Expediere și încărcare
Biroul și depozitul se uită la același ecran de livrări. Fiecare comandă are o stare clară (în lucru, pregătită, încărcată), iar ecranul se actualizează singur când cineva din depozit termină o comandă.
- Livrare dintr-un singur pas pe telefon: alocare, expediere, închiderea comenzii
- Număr de camion, responsabil de încărcare, dată de expediere și listă de colete pe fiecare comandă
- Transport național sau internațional, condiție de livrare (Incoterms), număr AWB
- Fotografii din telefon cu marfa încărcată sau cu avizul semnat, utile la o eventuală reclamație
- Raport cu numerele de serie livrate pe fiecare comandă, pentru garanție
Inventar și corecții
Inventarul nu mai înseamnă o zi cu depozitul oprit. Scanezi un raft, vezi ce ar trebui să fie pe el și corectezi ce nu se potrivește, atunci când e liniște. Cum organizezi numărarea pe zone, pas cu pas, găsești în ghidul despre inventarul pe locații.
- Corecție de stoc de pe telefon, cu motiv obligatoriu
- Casare cu motiv, păstrată în istoric
- Corecții în masă dintr-un fișier Excel, cu o rulare de test care arată dinainte ce se va schimba
- Registru de diferențe: fiecare discrepanță are o stare și un responsabil, iar cele mai vechi de 7 zile sunt semnalate
- Istoric complet pe fiecare produs: recepții, mutări, numărări și livrări, cu utilizatorul și data
Retururi și bunuri în custodie
Marfa care se întoarce nu ajunge înapoi pe raft fără o decizie, iar bunurile păstrate pentru clienți nu se amestecă cu stocul propriu.
- Comandă de retur cu decizie pe fiecare linie: repunere în stoc, reparație, înlocuire, rambursare sau respingere
- La scanarea produsului returnat, telefonul arată locul recomandat pentru repunere
- Stare separată pentru marfa returnată sau pusă în carantină
- Modul de custodie pentru bunurile clienților păstrate în depozit (de exemplu un hotel de anvelope): contract numerotat, poziție în depozit, fișă tipărită cu cod QR
Funcționează pe echipamentele pe care le ai deja
Nu ai nevoie de terminale noi. Aplicația mobilă se deschide din browser și se adaugă pe ecranul telefonului ca orice aplicație, fără magazin de aplicații. Merge pe telefoane Android obișnuite, cu camera, și pe terminalele industriale cu scaner, inclusiv pe modele cu Android 5.
- Citește EAN-13, EAN-8, UPC, Code128, Code39, QR și DataMatrix
- Mod scaner pentru terminale: tastatura nu apare pe ecran, codul se trimite singur, dubla scanare e blocată
- Un singur câmp de scanare: aplicația recunoaște dacă ai scanat un produs sau un raft
- Cod necunoscut? Creezi produsul sau locația direct din telefon
- Fără semnal într-un colț al depozitului, seriile scanate și fotografiile rămân pe telefon și se trimit când revine conexiunea
Etichete și imprimante
Etichetele pentru produse, loturi și rafturi se generează din aplicație, pe formatul imprimantei de etichete (de exemplu 108 x 38 mm), una câte una sau în serie. Cu un utilitar mic instalat pe calculatorul din depozit, eticheta pleacă direct la imprimantă, fără fereastra de confirmare.
Serii, loturi și termene, urmărite până la client
Pentru produsele cu garanție sau cu termen de valabilitate, istoricul contează la fel de mult ca stocul.
Se leagă de orice program pe care îl folosești
Depo nu emite facturi și nu îți cere să schimbi ERP-ul sau programul de facturare. Se conectează la el și preia ce îi trebuie depozitului, iar înapoi trimite ce s-a întâmplat pe raft.
ERP sau program de facturare
Trimite nomenclatorul, partenerii și comenzile de vânzare și de achiziție. Primește recepțiile, livrările și diferențele.
DataFlows Depo
Ține stocul pe locații, împarte comenzile pe rafturi, verifică fiecare scanare și păstrează istoricul.
Telefoane și terminale
Recepție, mutări, picking, livrare și inventar, prin scanare. Fiecare acțiune ajunge imediat în Depo.
Cum se face legătura
Datele de firmă se completează după CUI din registrul ANAF, iar cursul valutar se actualizează zilnic de la BNR.
Cum pornim
Durata depinde de mărimea depozitului și de legăturile cu alte programe. O estimăm în scris după prima discuție.
Discuția despre flux
Ne arăți depozitul și cum circulă acum marfa și documentele. Stabilim ce intră în prima etapă.
Locații și etichete
Codificăm zonele, rafturile și pozițiile, apoi tipărim etichetele. De acest pas depinde restul.
Date și legături
Importăm nomenclatorul, partenerii și stocurile și legăm Depo de programul de facturare, întâi în mod de probă.
Instruire
Gestionarii învață pe telefoanele lor, cu marfa lor. Ghidul este în aplicație, în română.
Pornire și ajustări
În primele săptămâni ajustăm reguli, etichete și rapoarte. Apoi rămâne contractul de suport.
Depo rulează deja în depozite foarte diferite
Întrebări pe care le primim des
Un WMS (sistem de gestiune a depozitului) ține stocul pe locații și înregistrează fiecare mișcare de marfă prin scanare. Devine necesar când programul de facturare nu mai ajunge: ai mai mulți gestionari, sute sau mii de coduri, rafturi pe mai multe niveluri, iar inventarul iese de fiecare dată cu diferențe. Dacă ești în etapa de alegere, vezi și cum alegi un WMS.
Nu neapărat. Aplicația merge pe telefoane Android cu cameră. Pentru volume mari recomandăm terminale cu scaner integrat, care citesc mai repede. Aplicația funcționează la fel pe ele, inclusiv pe modele mai vechi.
Da. Ne legăm prin API, direct la baza de date sau prin fișiere Excel/CSV, în funcție de ce permite programul. Modul de legătură îl stabilim la analiză, iar sincronizarea o testăm înainte de pornire.
Nu. Documentele fiscale rămân în programul de facturare. Depo preia comenzile de acolo și trimite înapoi ce s-a pregătit și ce s-a livrat. Unde programul permite, factura sau proforma se poate emite din Depo, direct în programul de facturare.
În cloud-ul DataFlows, pe o instanță dedicată firmei tale, cu conexiune criptată și copii de siguranță. Dacă preferi, aplicația se instalează pe un server propriu.
Aplicația mobilă rămâne deschisă fără semnal, iar seriile scanate și fotografiile se păstrează pe telefon până revine conexiunea. Recepțiile și livrările au nevoie de conexiune, pentru că modifică stocul pe care îl văd și ceilalți. În depozit recomandăm o rețea WiFi care să acopere culoarele.
Da. Depozitele, zonele și rafturile se definesc ca un arbore de locații, iar stocul se vede pe fiecare nivel, de la o poziție de raft până la totalul firmei.
Le tipărești etichete din Depo, cu codul intern al produsului. La fel pentru rafturi și poziții. Codurile de bare ale furnizorilor se asociază produselor la prima recepție.
Da. Se înregistrează la recepție și se urmăresc până la livrare. Loturile și seriile se alocă pe comenzi în ordinea intrării în stoc (FIFO).
Importăm nomenclatorul, partenerii și stocurile pe locații din fișierele tale sau din baza de date existentă. Diferențele găsite la import intră într-un registru de corecții, ca să nu se piardă pe drum.
Depinde de mărimea depozitului și de legăturile cu alte programe. De obicei, cel mai mult durează codificarea și etichetarea rafturilor. Îți dăm o estimare în scris după prima discuție.
Da. Depo este construit pe platforma DataFlows, pe care dezvoltăm și celelalte soluții. Module precum custodia bunurilor sau rezervarea stocului din ofertă au pornit exact așa, de la cererea unui client.
Hai să vorbim despre procesul tău
Alege din nenumărate soluții gata de implementare sau explica-ne scenariul tău unic
