Glosar de termeni
Termenii pe care îi întâlnești în depozit, în producția farmaceutică, în instituțiile publice și în proiectele de software la comandă, explicați pe scurt.
Depozit și logistică
WMS (Warehouse Management System)
Sistem de gestiune a depozitului: programul care ține stocul pe locații, nu doar pe total, și înregistrează prin scanare fiecare mișcare de marfă, de la recepție la expediere. Nu înlocuiește programul de facturare, ci se leagă de el.
Vezi în practică →Locație de stoc
Poziția fizică în care se află marfa, descrisă pe niveluri: depozit, zonă, raft, etaj, poziție. Fiecare poziție are o etichetă cu cod de bare, iar codul ei (de exemplu R01-T2-E1) spune și unde se află.
Vezi în practică →Recepție
Intrarea mărfii în depozit, pe baza comenzii de achiziție. Într-un WMS, gestionarul scanează ce a sosit, iar lipsurile și plusurile se văd pe loc. Recepția poate fi parțială sau totală și înregistrează lot, serie, dată de expirare și stare.
Vezi în practică →Picking
Pregătirea comenzilor: adunarea produselor de pe rafturi pentru o comandă. Într-un WMS, scanarea verifică fiecare produs, iar un produs care nu e pe comandă nu ajunge în colet.
Vezi în practică →Picking pe traseu
Ordonarea liniilor unei comenzi după drumul prin depozit (rând, tronson, etaj), nu după ordinea de pe factură, ca gestionarul să nu traverseze hala de mai multe ori.
Vezi în practică →FIFO / FEFO
Reguli de alocare a stocului. FIFO (first in, first out): iese primul lotul intrat primul. FEFO (first expired, first out): iese primul lotul cu termenul de expirare cel mai apropiat, regula potrivită pentru produse cu valabilitate.
Vezi în practică →Inventar ciclic
Numărarea stocului pe bucăți, raft cu raft, în timpul activității normale, în loc de o zi cu depozitul oprit. Scanezi raftul, vezi ce ar trebui să fie pe el și corectezi diferențele cu motiv.
Vezi în practică →Stoc real, disponibil, rezervat
Stocul real este ce există fizic. Stocul rezervat este alocat unor comenzi confirmate (de exemplu după plata unui avans). Stocul disponibil este ce poți vinde: real minus rezervat, minus marfa defectă sau în carantină.
Vezi în practică →Număr de serie
Identificatorul unic al unei bucăți (invertor, panou, echipament). Se înregistrează la recepție, se alocă pe comandă și apare în raportul de garanție, ca să știi exact ce serie a primit fiecare client.
Vezi în practică →Lot
O cantitate de produs fabricată sau recepționată împreună, cu aceeași dată și aceleași caracteristici. Lotul se urmărește de la recepție la client și este unitatea de bază pentru trasabilitate și retrageri.
Vezi în practică →Trasabilitate
Posibilitatea de a reconstitui istoricul unui produs în ambele sensuri: de la o serie sau un lot ajungi la comandă și la client, iar de la un produs vezi toate mișcările lui.
Vezi în practică →Cod de bare (EAN, Code128, QR, DataMatrix)
Codurile tipărite pe produse, rafturi și etichete, citite cu camera telefonului sau cu un terminal cu scaner. EAN-13 e codul de pe ambalajele din comerț, Code128 e folosit pe etichete interne, iar QR și DataMatrix încap mai multe date pe o suprafață mică.
Vezi în practică →Terminal mobil cu scaner
Dispozitiv industrial cu scaner integrat, mai rezistent și mai rapid decât un telefon. Nu e obligatoriu pentru un WMS modern: aplicația poate merge și pe telefoane Android obișnuite, cu camera.
Vezi în practică →Bunuri în custodie
Marfa clienților păstrată în depozitul tău fără să fie stocul tău, de exemplu un hotel de anvelope. Se ține separat, pe contract numerotat și poziție, ca să nu se amestece cu stocul propriu.
Vezi în practică →Producție farmaceutică și calitate
GMP (Good Manufacturing Practice)
Bunele practici de fabricație: regulile după care se produc medicamentele, cosmeticele și suplimentele astfel încât fiecare lot să fie fabricat și controlat la fel. În Uniunea Europeană sunt descrise în ghidul EU GMP.
Vezi în practică →Dosar de lot (BMR)
Documentul care demonstrează cum a fost fabricat un lot: materiale, cantități, pași executați, parametri, controale, semnături. Este documentul cerut la orice inspecție și baza deciziei de eliberare a lotului.
Vezi în practică →EBR (Electronic Batch Record)
Dosarul electronic de lot: fișa de lot completată direct în sistem, pe tabletă, în momentul executării fiecărui pas, cu scanarea materialelor, verificarea automată a limitelor și semnătură electronică. Înlocuiește fișa tipărită și completată de mână.
Vezi în practică →Anexa 11 (EU GMP)
Capitolul din ghidul EU GMP dedicat sistemelor computerizate. Cere validare pe procesele utilizatorului, audit trail, control al accesului, semnături electronice legate de înregistrare, backup și revizuire periodică.
Vezi în practică →21 CFR Part 11
Regulamentul FDA pentru înregistrări și semnături electronice, necesar pentru piața americană. Cere semnături cu două componente, reintroduse la fiecare semnare, cu nume, dată, oră și semnificație, plus audit trail generat de sistem.
Vezi în practică →ALCOA+
Principiile integrității datelor urmărite de inspectori: atribuibil, lizibil, contemporan, original, exact, plus complet, consecvent, durabil și disponibil. Orice sistem GMP ar trebui să le poată demonstra.
Vezi în practică →Audit trail
Jurnalul în care sistemul înregistrează orice creare, modificare sau ștergere de date: valoarea veche, valoarea nouă, autorul, momentul și motivul. Nu poate fi editat sau oprit, nici de administrator.
Vezi în practică →Semnătură electronică (GMP)
Confirmarea unui pas sau a unui document în sistem, cu reintroducerea parolei și cu o semnificație: efectuat, verificat, aprobat, eliberat, martor. Rămâne legată de datele semnate; dacă acestea se schimbă, semnătura apare ca neactuală.
Vezi în practică →Validare (IQ, OQ, PQ)
Demonstrația documentată că un sistem face ce trebuie, la utilizator: calificarea instalării (IQ), a operării (OQ) și a performanței pe procesele reale (PQ), pe baza cerințelor și a unei matrice de trasabilitate. Un software nu se certifică, se validează.
Vezi în practică →GAMP 5
Ghidul de bune practici pentru sistemele computerizate din industria farmaceutică. Împarte software-ul pe categorii după cât este configurat sau dezvoltat; un sistem configurat și dezvoltat la cerere intră în categoria 5.
Vezi în practică →URS (User Requirements Specification)
Cerințele utilizatorului: lista a ceea ce trebuie să facă sistemul, scrisă înainte de configurare. Fiecare cerință se leagă de un test în matricea de trasabilitate.
Vezi în practică →Deviație
Orice abatere de la procedura sau parametrii aprobați: o cântărire în afara toleranței, un echipament necalibrat, un rezultat neașteptat. Se raportează, se evaluează riscul, se investighează și se leagă de lotul afectat.
Vezi în practică →CAPA
Acțiuni corective și preventive: ce faci ca o deviație să nu se repete, cu responsabil, termen și verificarea eficacității. Rămân legate de deviația din care au pornit.
Vezi în practică →OOS / OOT
OOS (out of specification): un rezultat de laborator în afara limitelor, care deschide o investigație și blochează eliberarea lotului. OOT (out of trend): un rezultat încă în limite, dar neobișnuit față de istoric, semnalat înainte să devină neconformitate.
Vezi în practică →Carantină
Starea materiilor prime sau a produselor recepționate până la decizia de calitate. Stocul în carantină există fizic, dar nu poate fi folosit în producție și nu poate fi livrat.
Vezi în practică →Eliberarea lotului
Decizia prin care persoana calificată confirmă că lotul a fost fabricat și controlat conform cerințelor și poate fi livrat. Se bazează pe dosarul de lot, rezultatele de laborator și revizuirea deviațiilor.
Vezi în practică →Reconciliere
Bilanțul materialelor la finalul unui lot: cât a primit secția, cât s-a consumat, cât se întoarce în depozit și cât s-a pierdut, comparat cu praguri de pierdere acceptate pe fiecare articol.
Vezi în practică →Serializare (FMD)
Codul unic de pe fiecare cutie de medicament cu prescripție, cerut de Directiva privind medicamentele falsificate. Sistemul ține evidența pe lot și blochează vânzarea dacă serializarea e incompletă.
Vezi în practică →Studiu de stabilitate
Testarea unui produs în timp, în condiții definite (de exemplu ICH), ca să se stabilească termenul de valabilitate și data de re-testare. Punctele de timp și termenele se urmăresc în sistem.
Vezi în practică →Sectorul public
ALOP
Cele patru faze ale execuției bugetare într-o instituție publică: angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor. Fiecare fază are documente, avizări și semnături proprii.
Vezi în practică →Referat de necesitate
Documentul prin care un compartiment descrie bunurile sau serviciile de care are nevoie, valoarea estimată și sursa de finanțare. Referatul aprobat pornește achiziția și fundamentarea.
Vezi în practică →Document de fundamentare
Documentul cu secțiunea A (compartimentul de specialitate) și secțiunea B (controlul angajamentelor, cu rezervarea creditelor), urmat de decizia ordonatorului. Se exportă în formatul Ministerului Finanțelor.
Vezi în practică →Angajament bugetar și legal
Angajamentul bugetar rezervă creditele pentru o cheltuială; angajamentul legal este actul (contract, comandă) care obligă instituția la plată. Se generează din fundamentarea aprobată și se numerotează pe an.
Vezi în practică →Ordonanțare
Documentul prin care ordonatorul de credite dispune plata unei cheltuieli, pe baza documentelor justificative și a recepțiilor. Se precompletează din fundamentare și se exportă ca XML și PDF oficial.
Vezi în practică →SEAP
Sistemul electronic de achiziții publice din România, prin care instituțiile cumpără bunuri, servicii și software. Un produs listat în SEAP poate fi achiziționat direct de instituții.
Vezi în practică →Cod CPV
Vocabularul comun al achizițiilor publice: codul european care clasifică ce se cumpără. Documentația de achiziție are un cod CPV principal și, opțional, coduri secundare.
Vezi în practică →Software și platformă
Software la comandă
Aplicație dezvoltată pe procesul unei anumite organizații, nu un produs standard. Are sens când procesul e specific sau datele vin din mai multe locuri; pe o platformă existentă, se scrie doar ce e cu adevărat diferit.
Vezi în practică →Platformă (DataFlows Core)
Baza comună pe care rulează toate soluțiile: utilizatori și roluri, formulare, fluxuri de aprobare, generare de documente, jurnal de audit, API. O aplicație nouă pornește cu toate acestea gata făcute.
Vezi în practică →Instanță dedicată
Aplicația și baza de date rulează separat pentru fiecare client, în cloud sau pe serverul lui. Datele nu se amestecă cu ale altor clienți, iar backupul și actualizările se fac pe instanța respectivă.
Vezi în practică →Cloud vs. on-premise
În cloud, aplicația rulează pe serverele furnizorului sau într-un cloud public, cu acces de oriunde. On-premise, rulează pe serverul tău, în rețeaua firmei, inclusiv fără acces la internet. Ambele pot avea instanță dedicată.
Vezi în practică →API
Interfața prin care două programe schimbă date automat, fără fișiere trimise de mână. Un API documentat, cu chei de acces limitate pe drepturi și cu termen de expirare, permite legătura cu ERP-ul, cu site-ul sau cu orice altă aplicație.
Vezi în practică →EDI
Schimbul electronic de documente comerciale (comenzi, avize, facturi) în formate standard, folosit mai ales cu retaileri și parteneri mari care nu lucrează prin API.
Vezi în practică →Integrare
Legătura dintre două aplicații astfel încât datele să circule fără recopiere: prin API, direct din baza de date, prin fișiere Excel sau CSV sau prin EDI. Un WMS bun se leagă de programul de facturare existent, nu îl înlocuiește.
Vezi în practică →Flux de aprobare
Circuitul pe care îl parcurge un document până la aprobare: pași succesivi sau în paralel, semnatari obligatorii și opționali, număr minim de semnături, notificări. Fiecare pas rămâne în jurnal.
Vezi în practică →Șablon de document
Modelul din care se generează un document: text fix, variabile completate din date, tabele din liste și secțiuni care apar doar în anumite cazuri. Se face o singură dată, iar documentele ies la fel de fiecare dată.
Vezi în practică →Jurnal de audit
Evidența acțiunilor importante din aplicație: cine, ce, când. Înregistrările doar se adaugă, fără editare sau ștergere, ca să poți reconstitui oricând ce s-a întâmplat.
Vezi în practică →Autentificare în doi pași (2FA)
Parolă plus un al doilea factor: cod pe SMS sau e-mail, aplicație de autentificare sau cheie de securitate. Blochează accesul cu o parolă furată.
Vezi în practică →Roluri și drepturi
Cine ce vede și ce poate face în aplicație: pe departamente, secții, tipuri de document sau clienți. Vânzările, depozitul și financiarul văd doar ce le trebuie.
Vezi în practică →Hai să vorbim despre procesul tău
Alege din nenumărate soluții gata de implementare sau explica-ne scenariul tău unic