Execuția bugetară și achizițiile, în același circuit
DataFlows ALOP este aplicația prin care instituțiile publice gestionează angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor, împreună cu achizițiile care le preced. De la referatul de necesitate la ordonanțare, cu avizări, semnături și istoric pe fiecare document.
- Document de fundamentare și ordonanțare pe formatul Ministerului Finanțelor
- Circuite de avizare configurate pe controlul intern al instituției
- Disponibil pentru achiziție prin SEAP
Beneficii
În multe instituții, un referat de necesitate trece prin e-mailuri, dosare fizice și tabele ținute separat de fiecare compartiment. Nimeni nu vede sigur în ce stadiu e documentul, iar disponibilul bugetar se reconstituie la final din mai multe surse. Ce poți îmbunătăți organizatoric, chiar înainte de orice program, am adunat în ghidul cum optimizezi fluxul referatelor de necesitate.
DataFlows ALOP pune tot circuitul într-un singur sistem. Documentul pornește din compartimentul de specialitate, trece prin avizările stabilite de controlul intern, iar fiecare pas lasă o urmă. Disponibilul pe indicator se vede chiar în timp ce completezi formularul.
De la referatul de necesitate la ordonanțare
Fiecare document pornește din cel anterior și preia datele lui, așa că nu se mai completează aceleași informații de mai multe ori.
Referat de necesitate
Compartimentul descrie bunurile sau serviciile, valoarea estimată și sursa de finanțare. Referatul aprobat pornește achiziția și fundamentarea.
Document de fundamentare
Secțiunea A, de la compartimentul de specialitate, și secțiunea B, de la controlul angajamentelor, cu rezervarea creditelor. Urmează decizia ordonatorului.
Angajamente
Angajamentele bugetare se generează din fundamentarea aprobată, iar cele legale se leagă de contracte, cu numerotare pe fiecare an.
Ordonanțare
Precompletată din fundamentare, cu beneficiarul, documentele justificative, recepțiile și plățile anterioare.
Detalii care contează în practică
- Fundamentarea are revizii numerotate, iar istoricul fiecărei revizii rămâne disponibil
- Dacă un document semnat se înlocuiește, pașii următori se resetează automat, ca să nu rămână aprobări pe o variantă depășită
- O poziție din fundamentare poate alimenta mai multe angajamente, până la epuizarea soldului
- La ordonanțare, sumele se validează, iar depășirea totalului din fundamentare este semnalată
- Beneficiarii se salvează automat și se refolosesc; ordonanțările se pot importa din XML sau JSON
- Pașii care nu se aplică unei operațiuni pot fi săriți doar cu motiv, care rămâne în jurnal
Achizițiile, legate de execuția bugetară
Achiziția pornește din referatul aprobat și rămâne legată de el până la contract și recepții.
- Planul anual al achizițiilor publice, pe ani și pe versiuni, importat din Excel sau CSV
- Documentația de achiziție: tip, cod CPV principal și secundare, valoare estimată, durată, responsabil
- Tabel de oferte și fișiere atașate, cu trimitere în circuitul de avizare
- Contracte cu furnizorul verificat în registrul ANAF, acte adiționale și anexe legate de contractul inițial
- Recepții pe contract și fișierele semnate păstrate la dosar
Bugetul, de la import la raportul de execuție
Bugetul instituției intră o singură dată în aplicație, iar fiecare angajament și ordonanțare îl actualizează.
Circuite de avizare pe controlul intern al instituției
Circuite de avizare
- Circuit definit pe fiecare tip de document, cu pași obligatorii sau opționali
- Semnatari stabiliți pe utilizator, rol, funcție, șef de departament sau înlocuitor
- Număr minim de semnături pe pas, cu pași succesivi sau în paralel
- Semnatarii unui document pot fi ajustați punctual, cu fiecare modificare trecută în jurnal
- O listă unică „Aprobări” cu tot ce așteaptă semnătura ta, plus notificări în aplicație și pe e-mail
Semnătura electronică
- Semnezi PDF-ul cu certificatul tău, ca până acum, și îl încarci în aplicație
- Aplicația citește semnăturile din fișier: semnatarul și seria certificatului
- Dacă certificatul corespunde contului tău, pasul din circuit se bifează automat, după confirmare
- Poți interzice aprobarea unui pas fără documentul semnat atașat
- Șabloanele de document pot conține câmpuri de semnătură pregătite pentru fiecare rol
Fiecare vede doar ce îi revine
Cum pornim
Durata depinde de numărul de compartimente și de datele de preluat. O estimăm în scris după analiză.
Circuitele actuale
Stabilim împreună cine întocmește, cine avizează și cine aprobă fiecare document.
Configurare
Introducem departamentele, rolurile, circuitele și nomenclatoarele instituției.
Preluare date
Importăm bugetul, angajamentele și nomenclatoarele, inclusiv din aplicații mai vechi.
Instruire
Instruim compartimentele de specialitate, controlul angajamentelor și ordonatorul.
Pornire
Lucrăm alături de tine în primele săptămâni, apoi continuăm cu suport.
Întrebări pe care le primim des
Aplicația este disponibilă prin SEAP. Pentru detalii despre achiziție și ofertă, solicită o demonstrație.
Da. Semnezi PDF-ul cu certificatul tău, ca până acum, iar aplicația recunoaște semnătura din fișier și bifează pasul din circuit când certificatul corespunde contului tău.
Da. Documentul de fundamentare și ordonanțarea urmează formatul nou al MF: se exportă în XML, conform schemelor oficiale, și ca PDF oficial precompletat.
Da. Circuitele se configurează pe fiecare tip de document, după procedura de control intern a instituției.
Da. Am preluat deja buget, angajamente și nomenclatoare din aplicații mai vechi, inclusiv din baze de date FoxPro.
Fiecare utilizator vede documentele după drepturile lui: proprii, ale departamentului sau toate. La un document au acces și cei care fac parte din circuitul lui.
În cloud-ul DataFlows, cu o bază de date separată pentru fiecare instituție, sau pe serverul instituției, dacă preferi.
În lista „Aprobări” găsești tot ce așteaptă semnătura ta. Primești și notificări în aplicație și un e-mail cu documentele care te așteaptă.
Hai să vorbim despre procesul tău
Alege din nenumărate soluții gata de implementare sau explica-ne scenariul tău unic
