Pe scurt: inventarul de final de an nu dispare, dar nu mai trebuie să fie singurul moment în care afli ce ai pe raft. Dacă numeri zilnic câteva rafturi, prin scanare și pe locație, prinzi diferențele cât sunt mici și le afli cauza. Inventarul anual devine o confirmare, nu o surpriză.
De ce iese inventarul cu diferențe
Diferențele nu apar în ziua inventarului, ci în lunile dinainte. Cauzele sunt aproape mereu aceleași:
- Mutări neînregistrate: marfa pusă „doar până mâine” pe alt raft, fără să fie mutată și în program.
- Recepții numărate din ochi: cantitatea de pe aviz intră în stoc fără să fie verificată la bucată.
- Produse schimbate la pregătirea comenzii: două coduri asemănătoare, aceeași cutie, alt produs în colet.
- Retururi și marfă defectă: se întorc în depozit fără document și rămân într-un colț.
- Unități de măsură diferite: furnizorul trimite baxuri, programul ține bucăți.
- Corecții fără motiv: cineva „aduce stocul la zi” ca să poată factura, iar urma cauzei dispare.
Un inventar anual găsește diferența, dar după un an nimeni nu mai știe de unde vine.
Inventar anual sau inventar pe zone
Inventarul complet, cu depozitul închis o zi sau două, are un singur avantaj: e simplu de organizat. În rest, costă: livrări amânate, ore suplimentare și numărători făcute în grabă de oameni obosiți.
Inventarul pe zone, numit și inventar ciclic sau rotativ, împarte depozitul în bucăți mici și le numără pe rând, în timpul programului. Câteva rafturi pe zi, la orele liniștite, astfel încât fiecare locație să fie numărată de mai multe ori pe an. Produsele scumpe sau care se mișcă repede se numără mai des, cele lente mai rar.
Obligațiile legale de inventariere rămân aceleași. Vorbește cu contabilul despre cum folosești numărătorile periodice la inventarul de final de an; important e că ajungi la el cu un stoc deja verificat.
Cum organizezi un inventar pe locații
- Împarte depozitul pe zone și stabilește ritmul. Ce se numără zilnic, ce săptămânal, ce lunar. Produsele care contează cel mai mult, ca valoare sau ca număr de comenzi, intră mai des în listă.
- Numără pe locație, nu pe produs. Scanezi raftul, apoi tot ce e pe el. Așa găsești și produsele puse unde nu trebuie, nu doar lipsurile.
- Hotărăște dacă cel care numără vede cantitatea așteptată. Numărătoarea „oarbă” evită tentația de a găsi cifra din program; cea cu stocul afișat e mai rapidă. Oricum ai alege, diferența se înregistrează, nu se corectează pe loc din ochi.
- Oprește mișcările pe raftul numărat doar cât durează numărarea. O mutare făcută în timpul numărării strică ambele cifre.
- Renumără diferențele mari. O a doua numărare, făcută de alt om, înainte de corecție.
- Corectează cu motiv. Fiecare corecție are un motiv ales dintr-o listă (deteriorat, eroare la recepție, eroare la pregătire, nelocalizat) și rămâne în istoricul produsului.
Ce faci cu diferențele
Corecția stocului e partea ușoară. Valoarea inventarului pe zone vine din ce faci după:
- Ține un registru al diferențelor: fiecare are o stare, un responsabil și un termen, iar cele vechi ies în evidență.
- Caută tiparul: aceeași zonă, același produs, aceeași tură, același furnizor.
- Leagă diferența de ultima mișcare: istoricul locației îți spune cine a pus sau a luat marfa și când.
- Schimbă cauza, nu doar cifra: o etichetă lipsă, două produse asemănătoare pe rafturi alăturate, o recepție făcută în grabă.
Loturi, serii și termene
Dacă lucrezi cu loturi, serii sau termene de valabilitate, numără la nivelul lor, nu doar al produsului. Un stoc corect pe total, dar cu lotul greșit pe raft, înseamnă că primul client care cere un anumit lot sau o anumită serie va primi altceva decât arată documentele. La produsele cu termen, inventarul e și momentul bun să scoți din stocul disponibil ce a expirat sau expiră curând.
Ce îți trebuie în program
- stoc pe locație, nu doar pe gestiune;
- etichete cu cod de bare pe fiecare poziție;
- numărare de pe telefon sau terminal, raft cu raft;
- corecții cu motiv obligatoriu și istoric complet;
- registru de diferențe, cu responsabil și termen;
- corecții în masă dintr-un fișier, cu o rulare de probă înainte, utile după un inventar mare.
Fără locații și etichete, inventarul pe zone e greu de ținut: nu ai după ce să împarți munca. De aceea, într-un proiect de WMS, codificarea rafturilor e primul pas.
Întrebări frecvente
Cât de des trebuie numărată fiecare locație?
Depinde de valoarea mărfii și de cât de repede se mișcă. Un punct de plecare: produsele importante lunar, restul trimestrial. Ritmul se ajustează apoi după diferențele găsite.
Înlocuiește inventarul pe zone inventarul anual?
Nu de la sine. Obligațiile legale de inventariere rămân; discută cu contabilul cum folosești numărătorile periodice la inventarul de final de an.
Cine ar trebui să numere?
Ideal, altcineva decât gestionarul zonei, măcar la renumărarea diferențelor mari. Nu e o chestiune de încredere, ci de a doua pereche de ochi.
Ce faci cu marfa găsită pe raftul greșit?
O muți pe locația ei, prin scanare, și notezi diferența ca eroare de depozitare, nu ca o lipsă și un plus separate. Altfel stocul total pare corect, dar cauza dispare.
În DataFlows Depo scanezi un raft, vezi ce ar trebui să fie pe el și corectezi diferențele cu motiv, de pe telefon, iar fiecare diferență intră într-un registru cu responsabil. Scrie-ne dacă vrei să vezi cum arată pe depozitul tău.
