Pe scurt: Un referat de necesitate pornește din compartimentul care are nevoie de ceva și trece apoi prin achiziții, prin compartimentul financiar-contabil, prin controlul financiar preventiv și ajunge la ordonatorul de credite. De cele mai multe ori nu procedura e problema, ci drumul: hârtii care așteaptă pe un birou, verificări făcute prea târziu și date scrise de mai multe ori. Mai jos găsești pașii care scurtează acest drum fără să ocolească vreun control.
Unde se blochează un referat
Dacă întrebi colegii unde stă un referat, răspunsurile se repetă în aproape orice instituție:
- nimeni nu știe sigur în ce stadiu e documentul și cine trebuie să semneze următorul;
- disponibilul bugetar se verifică abia la compartimentul financiar, după ce referatul a trecut deja de alte avizări;
- referatul se întoarce pentru un cod CPV greșit, o sursă de finanțare lipsă sau o valoare care nu se regăsește în programul anual al achizițiilor;
- semnatarul e în concediu și nu e clar cine îl înlocuiește;
- aceleași date (obiectul, valoarea, indicatorul bugetar) se scriu din nou în documentul de fundamentare, în angajament și în ordonanțare.
Fiecare dintre ele adaugă zile. Vestea bună e că toate se pot rezolva prin organizare, nu prin mai multe semnături.
1. Desenează circuitul real, nu pe cel din procedură
Ia trei-patru referate recente și urmărește-le de la emitere până la aprobare: cine le-a primit, în ce ordine, cât au stat la fiecare pas și de câte ori s-au întors. Compară apoi drumul real cu procedura internă. Vei găsi de obicei avizări care se fac din obișnuință, pași care pot merge în paralel și situații pe care procedura nu le spune deloc, cum ar fi înlocuirea unui semnatar absent.
Rezultatul ar trebui să fie un circuit scris pe tipuri de referate: cine avizează, în ce ordine, ce avizări sunt obligatorii și ce avizări sunt opționale, cine înlocuiește pe cine. Circuitul trebuie să respecte procedura de control intern a instituției; scopul nu e să sari peste un control, ci să nu-l mai aștepți degeaba.
2. Un singur formular, cu câmpuri care se verifică singure
Cele mai multe returnări vin din câmpuri completate greșit sau lăsate goale. Un formular unic, cu câmpuri obligatorii și liste din care se alege în loc să se scrie, elimină o bună parte din ele:
- obiectul și cantitatea, cu specificațiile atașate;
- valoarea estimată, cu sau fără TVA, explicit;
- codul CPV, ales din nomenclator, nu tastat;
- sursa de finanțare și indicatorul din clasificația bugetară;
- poziția din programul anual al achizițiilor publice (PAAP) sau mențiunea că este nevoie de o modificare a lui.
3. Verifică disponibilul încă de la completare
Cea mai scumpă întoarcere este cea de la compartimentul financiar, după ce referatul a strâns deja câteva semnături. Dacă cel care completează referatul vede, pe indicatorul ales, suma totală, cât e deja rezervat sau angajat și cât a mai rămas disponibil, o mare parte din aceste întoarceri dispar. Verificarea finală rămâne a compartimentului financiar și a controlului financiar preventiv, dar surprizele apar mult mai rar.
4. Avizări în paralel, cu reguli clare
Nu orice avizare depinde de cea dinainte. De exemplu, compartimentul de achiziții și cel juridic pot verifica uneori în același timp. Stabilește pentru fiecare pas:
- dacă se face după pasul anterior sau în paralel cu el;
- câte semnături sunt necesare (de exemplu, una din două persoane ale aceluiași compartiment);
- cine semnează când titularul lipsește și cum se vede acest lucru în istoricul documentului.
5. Semnătura electronică în locul dosarului fizic
Semnătura electronică calificată are, conform Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS), același efect juridic ca semnătura olografă. Dacă persoanele din circuit au deja certificate calificate, referatul nu mai trebuie să circule fizic: fiecare semnează PDF-ul cu certificatul propriu, iar documentul semnat ajunge automat la pasul următor. Păstrează pe hârtie doar ce procedura sau legislația cere explicit pe hârtie.
6. Datele merg mai departe cu documentul
Referatul aprobat este punctul de plecare pentru documentul de fundamentare, apoi pentru angajamentul bugetar și legal și, la final, pentru ordonanțare. Când fiecare document preia datele din cel anterior, nu mai apar diferențe de valoare sau de indicator între ele, iar dosarul se poate urmări cap-coadă dintr-un singur loc.
7. Istoric vizibil pentru toți cei din circuit
Un jurnal care arată cine a avizat, când și cu ce observații scutește o mulțime de telefoane și e-mailuri. În plus, la un audit sau la o verificare a Curții de Conturi, istoricul complet al fiecărui document este exact ce ți se cere.
Ce măsori ca să vezi dacă a funcționat
- Timpul mediu de la emiterea referatului până la aprobarea finală, pe tipuri de referate.
- Numărul de returnări și motivele lor: dacă predomină aceleași câteva motive, formularul sau instruirea mai au de lucru.
- Pasul la care se stă cel mai mult: de obicei e un singur loc, iar acolo se câștigă cel mai mult.
- Referatele în așteptare la un moment dat, pe compartimente.
Cum începi
Nu schimba tot deodată. Alege un compartiment și două-trei tipuri de referate frecvente, desenează-le circuitul, pune formularul și verificările de mai sus și urmărește indicatorii câteva săptămâni. Ce merge se extinde apoi la restul instituției, cu circuitele potrivite fiecărui compartiment.
Întrebări frecvente
Are valoare juridică un referat semnat electronic?
Da. Semnătura electronică calificată are același efect juridic ca semnătura olografă, conform Regulamentului eIDAS. Procedura internă a instituției trebuie să prevadă semnarea electronică a documentelor din circuit.
Cine trebuie să avizeze un referat de necesitate?
Depinde de procedura internă a instituției și de tipul cheltuielii. De regulă, referatul pornește de la compartimentul de specialitate și trece prin achiziții, prin compartimentul financiar-contabil și prin controlul financiar preventiv, înainte de aprobarea ordonatorului de credite.
Putem păstra circuitul pe hârtie în paralel, la început?
Se poate, pentru o perioadă scurtă și pe un singur compartiment, ca oamenii să capete încredere. Un circuit dublu pe termen lung înseamnă însă muncă în plus și riscul ca cele două variante să nu mai corespundă.
Cât durează să schimbi fluxul referatelor?
Analiza și desenarea circuitului pentru un compartiment iau de obicei câteva zile. Rezultatele se văd după câteva săptămâni de lucru în noul flux, când poți compara timpii și returnările cu cele de dinainte.
În DataFlows ALOP, referatul, documentul de fundamentare, angajamentele și ordonanțarea sunt legate într-un singur dosar. Ai circuite de avizare configurate pe controlul intern al instituției și vezi disponibilul pe indicator chiar la completare. Aplicația este disponibilă pentru achiziție prin SEAP. Scrie-ne și îți arătăm circuitul pe referatele instituției tale.
