Pe scurt: un distribuitor de echipamente electrice și fotovoltaice avea produse scumpe, fiecare cu număr de serie și garanție, și un depozit care nu putea răspunde pe loc ce serie a primit un client. Cu DataFlows Depo, seriile se înregistrează la recepție prin scanare sau din fotografia etichetei, se alocă pe comandă și apar într-un raport de garanție, iar stocul se rezervă automat după plata avansului.
Contextul
Invertoare, panouri, stații de încărcare, tablouri: produse cu valoare mare, vândute prin agenți, instalatori și clienți finali. Fiecare bucată are un număr de serie, iar garanția se acordă pe serie. Depozitul primea marfa pe mai multe canale, avea zone de recepție separate și gestiuni distincte pentru marfa vandabilă, defectă sau rezervată.
Problema
- Seriile se notau la livrare, de mână sau în tabele, și se pierdeau pe drum. Când un client suna pentru garanție, răspunsul dura ore.
- Rezervările de stoc după avans se țineau „în cap” sau pe e-mail. Se întâmpla ca marfa rezervată să plece la alt client.
- Ofertele în valută se refăceau manual la fiecare schimbare de curs.
- Mutările între zone nu lăsau urmă: stocul din program și cel de pe raft se despărțeau după fiecare săptămână aglomerată.
Ce am construit
- Serii la recepție. Gestionarul scanează seriile în rafală, cu verificare de dubluri. Pentru etichetele greu de scanat, seria se citește din fotografia etichetei.
- Alocare pe comandă și raport de garanție. Pe fiecare comandă se știe exact ce serii au plecat la client. Raportul de serii livrate se generează din comandă, fără recopiere.
- Rezervarea stocului după avans. Comanda confirmată cu avans rezervă stocul, cu responsabil și document PDF. Stocul rezervat iese din disponibilul la vânzare.
- Oferte în valută. Cursul zilei se preia automat, iar taxele se calculează pe loc.
- Zone și gestiuni. Zone de recepție separate, gestiuni distincte pentru marfa vandabilă, defectă sau rezervată și mutări între zone cu coșul de transfer, toate scanate de pe telefon.
- Legătura cu programul de facturare. Nomenclatorul, partenerii și comenzile vin din programul existent; înapoi pleacă recepțiile, livrările și seriile.
Cum a decurs implementarea
- Discuția despre flux, în depozit: cum intră marfa pe fiecare canal și unde se pierdeau seriile.
- Codificarea zonelor, rafturilor și pozițiilor și tipărirea etichetelor.
- Importul nomenclatorului, al partenerilor și al stocurilor, apoi legătura cu programul de facturare, întâi în mod de probă.
- Instruirea gestionarilor pe telefoanele lor, cu marfa lor.
- Pornirea și ajustările din primele săptămâni: reguli de rezervare, formatul etichetelor, rapoartele pentru vânzări.
Rezultate
- La o cerere de garanție, seria și comanda se găsesc pe loc, pornind fie de la serie, fie de la client.
- Marfa rezervată nu mai pleacă la alt client: rezervarea se vede în stocul disponibil al tuturor.
- Fiecare mutare între zone lasă urmă: cine, ce, când, de unde și unde.
- Vânzările și depozitul se uită la același ecran de livrări, cu stări clare pe fiecare comandă.
Ce am învățat
Pentru produse cu serie, momentul care contează este recepția. Dacă seria intră corect în sistem la sosire, restul fluxului (alocare, livrare, garanție, retur) vine de la sine. Și încă ceva: modulul de rezervare a stocului din ofertă a pornit exact de la cererea acestui client și a rămas în produs pentru toți ceilalți.
Lucrezi cu produse pe serie sau cu stoc rezervat după avans? Vezi ce face DataFlows Depo sau cere o demonstrație pe scenariul tău.
